Organização atual: agenda + Evernote

A autora diz que está sempre testando ajustes até chegar perto de uma estrutura ideal, e que hoje organiza quase tudo no Evernote. Ela voltou a usar só dois cadernos, Inbox e Processed, e deixa o restante para tags, porque essa divisão é simples e funciona melhor para ela.

Fichamento

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• Usa o Evernote para administrar tudo o que envolve a vida dela, dentro do método GTD.
• Mantém dois cadernos apenas: Inbox como entrada padrão das notas novas e Processed para o que já foi processado.
• Organiza o restante por tags.
• Dá importância ao nome das notas, porque títulos claros e com palavras-chave ajudam nas buscas.
• Estrutura as tags em cinco níveis: tarefas, projetos, objetivos, áreas de foco e visão.
• Guarda todas as notas processadas em Reference e informa que, naquele momento, tinha 5082 notas.
• Voltou a organizar tarefas no Evernote porque isso deu um controle mais integrado dos projetos.
• Marca tarefas com um bullet no título para diferenciar melhor tarefas de notas comuns.
• Já testou colocar tarefas dentro de notas de projeto com checklist, mas considera que isso só funciona fora do GTD.
• Ajusta a estrutura de tags conforme a necessidade e separa contextos por atividade, como “Falar com” e “Revisão pessoal”.
• Diz que a estrutura de níveis das tags vem de David Allen, com adaptação própria.
• Organiza áreas de foco com uma divisão da vida que também usa no blog.
• Usa o Google Agenda para compromissos, com divisão por cores.
• Também usa agenda de papel, mas considera o Google Agenda a melhor opção para compromissos.
• Vê valor na agenda de papel para anotações, criatividade e registro de gastos, embora ela não facilite buscas virtuais.
• Usa fichas pautadas para notas de reunião e do dia a dia, porque limitam a quantidade de texto e podem ser digitalizadas depois.
• Afirma que o hábito diário de passar pelas etapas do GTD é o que faz a organização funcionar: coletar, processar, organizar, executar e revisar.