Meu sistema GTD atual: Projetos (Julho 2017)

A autora explica como organiza a parte de projetos do seu GTD em uma nota por projeto, dentro de uma pilha chamada “Projetos”. A categorização é opcional e deve fazer sentido para a revisão; quando não ajuda, uma lista única funciona melhor. Ela também situa o planejamento de projetos no Modelo de Planejamento Natural, com propósito, visão, brainstorm, organização e próximas ações.

Fichamento

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• Usa uma nota por projeto para facilitar a movimentação entre horizontes e entre projetos e algum dia/talvez.
• Evita um caderno por projeto porque nem todo projeto precisa disso, o Evernote tem limite de cadernos e a visualização fica pior.
• Considera a categorização da lista de projetos algo opcional; em alguns momentos separa coaching, treinamentos, eventos ou mudança, mas uma lista única costuma bastar.
• Defende que a categorização precisa ser simples e útil; se virar trabalho demais, é melhor não forçar.
• Apresenta o Modelo de Planejamento Natural como ferramenta para projetos que precisam de mais planejamento.
• Resume o modelo em cinco estágios: propósito, visão, brainstorm, organização e próximas ações.
• Diz que “planejar um projeto” pode ser a próxima ação quando a primeira coisa a fazer é montar o planejamento.
• Explica que, na organização do projeto, entram cronogramas, listas, pipeline de ações e outros elementos ligados ao acompanhamento do status.
• Afirma que o andamento do projeto é controlado pela organização, não apenas pelas próximas ações.
• Usa a revisão da organização do projeto para identificar próximas ações e manter o projeto avançando.
• Não coloca nas listas de próximas ações itens que ainda dependem de outros acontecimentos.
• Diz que pode linkar ações aos projetos no Evernote, mas não faz isso porque dá mais trabalho do que ajuda.
• Afirma que também é possível ligar projetos a áreas de foco ou objetivos por tags, mas isso não é necessário para o seu sistema.
• Registra arquivos de suporte ao projeto no plano do projeto, indicando onde estão documentos, pastas, links e materiais em papel ou digital.
• Mantém uma pilha de “Suporte a projetos” no Evernote apenas em alguns casos, como compartilhamento com terceiros ou acesso offline.