Guia para aplicar o GTD no Toodledo

O texto traz um passo a passo para usar o Toodledo com GTD. A autora diz que prefere a ferramenta há anos e explica como ajustar a conta, os campos de tarefas, as áreas de responsabilidade, os contextos, os objetivos, os locais e as visualizações para organizar tarefas e projetos.

Também descreve como criar tarefas e sub-tarefas, usar status e prioridades, filtrar listas, imprimir páginas e aproveitar recursos como Scheduler e Statistics. No fim, aponta que a ferramenta foi feita para GTD e que seu limite é depender do acesso online.

Fichamento

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• Criar uma conta no Toodledo e configurar a ferramenta em inglês com ajuda de tradução, depois ajustar o idioma e os campos de tarefas.
• Usar o plano Silver para ter acesso a recursos úteis ao GTD, como sub-tarefas.
• Em Settings > Tasks, definir quais campos aparecem, como as tarefas se comportam ao serem concluídas e qual será a visualização padrão.
• Em Notes, Outlines e Lists, guardar informações de apoio, referências e checklists, se isso fizer sentido no fluxo de trabalho.
• Em Folders, cadastrar áreas de responsabilidade e organizar a ordem conforme a preferência pessoal.
• Em Contexts, registrar o mínimo possível de contextos, mantendo nomes com @ como no GTD.
• Em Goals, lançar objetivos de curto, médio e longo prazo e relacionar novos objetivos aos mais amplos no campo Contributes.
• Em Locations, usar o campo apenas quando o lugar físico importar de fato, como em cidades diferentes.
• Em Tasks, entender as visões por Folder, Context, Due date, Tag, Sharing, Calendar, Goal, Priority, Status e Search.
• Ao criar uma tarefa, preencher Task, Folder, Context, Goal, Start date, Due date, Repeat, Length, Priority, Tag e Note conforme a necessidade.
• Para projetos, usar sub-tasks e incluir várias tarefas de uma vez, se quiser.
• Usar Status para separar tarefas, projetos ativos, planejamento, delegação, espera, adiamento, algum dia, cancelamento e referência.
• Usar Priority para diferenciar itens top, high, medium, low e ignorar Negative.
• Ajustar a visualização para ocultar tarefas recém-concluídas e sub-tarefas, se isso ajudar a reduzir poluição visual.
• Filtrar tarefas pelas colunas para alternar entre contextos, objetivos, prazos e prioridades.
• Imprimir listas ou usar Printable Booklets quando precisar de papel.
• No Scheduler, combinar tempo disponível, área de responsabilidade e contexto para receber sugestões do que fazer primeiro.
• Em Statistics, acompanhar como o tempo está distribuído entre áreas, contextos, objetivos e tipos de tarefas.
• Usar recursos extras como alertas, backup em Excel, envio por e-mail, IFTTT, Google Calendar e aplicativos móveis.
• Consultar FAQ, fórum e vídeos do Toodledo para aprender a usar a ferramenta.
• A autora considera que o Toodledo foi construído para GTD, mas depende do acesso online.