Gerenciamento do tempo hoje (o que é para fazer todo dia e toda semana) – GTD

A autora descreve como organiza o sistema no Evernote e a agenda no Google Calendar, e explica a ordem que segue no GTD para decidir o que fazer a cada dia e em cada revisão semanal. No dia a dia, começa pela agenda, passa pelo tickler, olha as próximas ações, e só depois processa e-mails. Na semana, revisa agenda, projetos, objetivos, someday/maybe, tarefas avulsas e caixa de entrada.

Fichamento

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• O sistema dela fica no Evernote, com a agenda no Google Calendar.
• A execução diária começa pela agenda, onde entram compromissos e tarefas que levam mais de uma hora.
• Depois da agenda, ela checa o tickler, que deve guardar só o que é realmente essencial.
• Em seguida, revisa as próximas ações por prioridade, contexto e tempo disponível.
• Ela abre e processa os e-mails só depois de avançar nas tarefas do dia.
• Ao longo do dia, captura ideias, envia itens para a caixa de entrada do Evernote e processa o que chega em pequenos blocos.
• Também tenta digitalizar os papéis pelo menos uma vez por dia.
• A revisão semanal começa pela agenda e alcança compromissos, deslocamentos, almoço e espaço para imprevistos.
• Na semana, ela confere se cada projeto tem próxima ação definida e se precisa entrar na agenda.
• Ela também compara os projetos com os objetivos de 1 a 2 anos.
• A lista de Algum dia / Talvez é revisitada para ver o que pode entrar na rotina quando houver espaço.
• Tarefas avulsas podem virar prioridade semanal e, se forem longas, passam para a agenda.
• A revisão termina com a caixa de entrada zerada, com e-mails resolvidos, arquivados ou transformados em ações.