Dúvidas e anseios na implementação do GTD

Rosana Rogeri relata a experiência de começar o GTD a partir do livro “A Arte de Fazer Acontecer”, de David Allen. O texto acompanha as dúvidas que surgem na leitura e na tentativa de aplicar o método, sobretudo diante do excesso de papéis, da necessidade de decidir o que fazer com cada item e do esforço para manter a caixa de entrada vazia.

A autora destaca o impacto do livro sobre suas crenças, a importância do brainstorm, da divisão entre coisas passíveis de ação e referências, e do modelo natural de planejamento com cinco fases. Também aponta que a implementação exige tempo, espaço, ferramentas e adaptações pessoais para funcionar no cotidiano.

Fichamento

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• A autora conta que começou o GTD ao ler “A Arte de Fazer Acontecer”, de David Allen, e quis compartilhar suas impressões da leitura.
• Ela se identifica com o acúmulo de coisas na cabeça e com o mar de papéis que tenta organizar.
• O livro a faz questionar suas crenças e provoca muitas dúvidas durante a leitura e a implementação.
• No processamento, ela resume a pergunta central como saber se algo é passível de ação.
• Se não for passível de ação, o item pode ser descartado, incubado ou guardado como referência.
• Se for passível de ação e levar menos de dois minutos, a orientação é fazer na hora.
• Se levar mais de dois minutos, é preciso decidir se a ação será adiada ou delegada.
• Ela afirma que processar a caixa de entrada é difícil e que o método exige aprendizado paciente.
• Na leitura, ela percebe que não consegue manter longos períodos contínuos de foco, e prefere capítulos menores.
• Ao tentar organizar a primeira coleta, nota que a bagunça aumenta antes de melhorar.
• O autor recomenda dedicar dois dias inteiros à coleta e ao processamento iniciais.
• Ela relata medo de dimensionar tudo o que precisa fazer, e por isso sente o processo como doloroso.
• A autora destaca a ideia de que projetos não são feitos diretamente, mas por meio de ações e etapas relacionadas.
• Ela define projeto como qualquer resultado desejado que exija mais de um passo de ação.
• O capítulo sobre planejamento natural é o que mais a entusiasma, com cinco fases: objetivos, resultados, brainstorm, organização e próximas ações.
• Ela observa que o planejamento escolar muitas vezes é feito por repetição de modelos anteriores, e vê no livro uma explicação para isso.
• A autora distingue foco horizontal, ligado a resultados e próximas ações, e foco vertical, ligado ao raciocínio produtivo e à integração ao sistema pessoal.
• O brainstorm é apontado como o momento mais útil para tirar ideias da mente e colocá-las no papel.
• Para começar, o autor recomenda tempo, espaço e ferramentas adequadas.
• A primeira coleta e o processamento inicial pedem cerca de dois dias inteiros, com várias horas dedicadas a cada etapa.
• O autor também recomenda abolir compromissos para evitar interrupções durante esse processo.
• Ela registra a sugestão de ter uma cabine central de controle, com caixa de entrada e sistema de arquivamento ao alcance.
• O arquivamento por ordem alfabética aparece como a forma mais simples de não perder tempo procurando documentos.
• Entre as ferramentas, o livro lista materiais de papel e menciona a utilidade de uma etiquetadora automática.
• No fim, a autora retém a ideia de que o sistema deve terminar em listas simples, rápidas e prazerosas de manter.