Como organizar documentos

A página orienta separar documentos importantes dos demais, porque eles precisam ficar sempre fáceis de localizar e seguros. Também aponta que alguns papéis devem ser guardados por prazos definidos, enquanto outros ficam com você para sempre ou até o fim de uma relação contratual.

Fichamento

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• Escrituras, certidões, passaportes, documentos legais e itens semelhantes devem ficar em um local específico, como caixa, pasta rotulada, arquivo de pastas suspensas ou cofre.
• Para arquivos médicos, a página remete a outra sugestão sobre organização de arquivos de saúde.
• Em um control journal, também podem ser guardados números e senhas de contas bancárias, e-mails, sites, investimentos, contatos úteis, senhas de cartões, registros de impostos e inventários dos bens domésticos.
• A orientação geral é conversar com um contador quando houver dúvida sobre o prazo de guarda de cada documento.
• Recibos de cartão de crédito, pequenos comprovantes de compra e comprovantes de depósito bancário podem ser guardados por 1 mês.
• Canhotos de cheque, extratos bancários, extratos de cartão de crédito, extratos de investimentos e propostas ou apólices de seguro podem ser guardados por 1 ano.
• Contas de água, telefone, luz, convênio médico, mensalidade escolar, cursos livres, comprovantes de cartão de crédito, recibos de aluguel e diárias de hotel podem ser guardados por 5 anos, com regra especial para aluguel.
• Contas de condomínio devem ser guardadas durante a permanência no imóvel e por mais 10 anos depois da saída.
• Declarações do imposto de renda, registros de imóveis, testamento, hollerites e carnê do INSS devem ser guardados para sempre.
• Documentos de consórcio ficam guardados até o fim das transações, notas fiscais e certificados de garantia até o fim da vida útil do produto, e contratos até o vínculo entre as partes ser desfeito.
• A página diz que é possível organizar a papelada por categorias ou por anos, desde que os prazos sejam respeitados e o material fique fácil de localizar.
• A autora não recomenda digitalizar parte dos documentos para reduzir espaço, porque alguns precisam ser físicos e ela considera mais organizado manter tudo junto em papel.