Como fazer a revisão semanal do GTD

A autora descreve sua revisão semanal do GTD como um bloco de algumas horas para juntar tudo o que ficou solto e reorganizar o trabalho. Ela mudou o dia da revisão da sexta para o domingo porque fica mais descansada e pronta para a semana.

Fichamento

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• Coleta notas, e-mails com itens de ação e outras informações na caixa de entrada do Evernote.
• Passa as notas do caderno para o Evernote e risca o que foi transferido; se houver dados sigilosos, apaga com força para não deixar no caderno fora de uso.
• Move e-mails com itens de ação para a pasta “Itens de ação” e usa a pasta “Aguardando” para o que está em espera.
• Mantém uma pasta “Responder” no e-mail do blog para centralizar as mensagens de contato.
• Durante a coleta, anota ideias que surgem ao rever projetos e as manda para a caixa de entrada para processar depois.
• Reúne outras entradas, como mensagens de voz no celular e SMS.
• Confere a agenda da semana anterior para ver se tudo foi feito e envia o que ficou pendente para a caixa de entrada.
• Examina a agenda da semana seguinte para identificar tarefas antes dos compromissos, como pautas, preparos e compras.
• Olha também as semanas seguintes para prever viagens, férias e outros compromissos com antecedência maior.
• Revisa seus objetivos em diferentes horizontes, de vida até curto prazo, antes de entrar nas tarefas e projetos do dia a dia.
• Distingue objetivos de projetos, tratando o objetivo como a meta maior e o projeto como a ação ligada a ela.
• Usa a revisão semanal para ver objetivos concluídos e perceber novos projetos que podem nascer deles.
• Começa a revisão de projetos pelos que estão em andamento, depois passa pelos que estão em espera e pelos de “Algum dia/talvez”.
• Verifica se cada projeto tem um MPN, uma tag própria e ao menos uma próxima ação.
• Move projetos sem próxima ação para “Algum dia/talvez” ou “Aguardando”, conforme dependam de terceiros ou só da sua disponibilidade.
• Processa tudo o que foi jogado na caixa de entrada e organiza cada nota conforme as tags dos projetos.
• Revisa as tarefas de cada projeto em andamento para ver o que foi concluído, o que ficou urgente e o que precisa entrar na semana.
• Distribui as tarefas pelos dias da semana quando necessário e arquiva tarefas de projetos concluídos para não atrapalhar a visualização das próximas ações.
• Examina as tarefas de “Aguardando” e “Algum dia/talvez” e adiciona novas notas, como livros e filmes, quando elas surgem.
• Faz uma revisão dos itens delegados para checar o status e decidir se precisa cobrar, mandar e-mail ou telefonar.
• Diz que, se feita toda semana, a revisão dura pouco tempo e dá uma visão ampla dos projetos.