Como estou organizando meu sistema GTD atualmente

A autora organiza o sistema GTD a partir dos horizontes de foco e distribui cada tipo de demanda entre Google Calendar, Toodledo e Evernote. A agenda fica no Google Calendar, as tarefas e projetos no Toodledo, e os materiais de referência no Evernote. Os e-mails entram como outra lista de trabalho, com separação entre ação, suporte, espera e arquivo.

Ela também ajusta o uso das ferramentas conforme o momento. Mantém tickler só para arquivos de suporte, controla mensagens e notificações em horários definidos e usa revisões periódicas para objetivos, visão, propósito e áreas de foco. O texto mostra um sistema baseado em critérios práticos de controle, revisão e separação entre ação e referência.

Fichamento

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• O GTD é organizado pela autora a partir dos horizontes de foco, do pé no chão ao propósito.
• O Google Calendar é usado para compromissos, lembretes, prazos, contas e estimativa de tempo.
• Ela não costuma usar notificações na agenda, salvo em situações específicas.
• As tarefas ficam no Toodledo e são organizadas por contextos.
• As datas das tarefas entram apenas quando representam prazos reais.
• A ordem de execução privilegia tarefas do dia e depois tarefas do contexto, conforme tempo e energia disponíveis.
• O tickler hoje é usado só para arquivos de suporte, em formato físico e digital.
• No Evernote, ela mantém um caderno para notas que pode precisar mais tarde e usa tags para isso.
• Os e-mails são tratados como outra lista de tarefas e separados em ação, suporte, espera e arquivo.
• Ela processa os e-mails duas vezes por dia, ou uma vez quando a rotina exige.
• A caixa de entrada prioritária do Gmail ajuda a ver o que pede ação e o que serve de apoio.
• Mensagens e notificações de WhatsApp e redes sociais são checadas em horários definidos, sem notificações ligadas.
• No Skype, ela entra apenas quando há reunião agendada.
• Os projetos ficam no Toodledo, com status Active e subtarefas como próximas ações.
• Ela tenta manter os projetos entre 30 e 50 e só puxa algo da lista Algum dia / Talvez quando fica com menos de 30.
• A revisão semanal dos projetos é importante para manter tudo sob controle.
• As áreas de foco são revisadas em um mapa mental e também usadas para organizar pastas no Toodledo.
• Os objetivos de curto prazo ficam no Toodledo, enquanto visão e propósito são gerenciados em listas na guia Outlines.
• A autora resume o sistema em ação no Toodledo e referência no Evernote.
• O Evernote também guarda o caderno Read / Review com artigos coletados do Feedly.